In dieser Folge erfährst du, warum dir ein fester Wochentag für regelmäßige Aufgaben im Büro Struktur bringt, wie dir Evernote und Todoist in der Planung und Umsetzung helfen und warum du wichtige Gedanken immer aufschreiben solltest.

Es wird noch öfter Folgen zur Organisation geben. Ich finde dem Thema wird zu wenig Beachtung geschenkt. Es sind schnell Dinge übersehen.

Vor zwei Jahren hatte ich eine OP am Meniskus. Die Tage im Krankenhaus habe ich genutzt, um auf die Suche zu gehen. Ich wollte wissen, wie ich den Stallbau am besten organisieren kann. Ich wollte die guten Gespräche weit voraus und die vielen Tipps nicht vergessen. Direkt passend habe ich nichts gefunden.

Es gibt aber eine breite Palette zu Zeit- und Selbstmanagement. Es gibt beispielsweise den Podcast „Effizienter Lernen, arbeiten und leben“ von Thomas Mangold. Ich wurde dabei auf die Kombination von Evernote und Todoist aufmerksam. Dabei habe ich auch die Podcasts für mich entdeckt. Diese haben mich nicht mehr losgelassen. Es ist einfach praktisch, nebenbei etwas interessantes zu hören. Ganze sechs Wochen durfte ich meinen Fuß nicht belasten. Die Zeit nutzte ich unter anderem, um dazu zu lernen. Die Zeit war richtig knapp, acht Wochen nach der OP war meine Hochzeit. Durch die Hofhochzeit war die Vorbereitung ausführlicher, hat aber noch alles geklappt. Ich möchte jetzt meine Vorgehensweise mit dir teilen.

Problem schlechter Organisation

Die Problematik, wenn man sich nicht damit befasst ist vielseitig. Wenn etwas recht lang her ist vergisst man viele Details. Irgendwann wird dann der Plan gezeichnet und alle guten Ideen aus vergangener Zeit sollen parat sein. Firmenvertreter zeigen oft gute Möglichkeiten auf, leider ist hauptsächlich das letzte Gespräch noch im Hinterkopf, alle weiteren sind schon zu lange her. Vergessen ist etwas natürliches, warum sollte der Kopf alle Kleinigkeiten abspeichern?

Ein Fehler kostet oft viel Zeit und schnell viel Geld. Besser man macht alles direkt so, dass es passt. Durch die Zusatzbelastung „Stallbau“ bleibt für den Betriebsleiter auch schnell das laufende Geschäft auf der Strecke. Rechnungen werden vielleicht zu spät bezahlt oder Fristen für Dokumentationen nicht eingehalten.

Nie mehr etwas übersehen

Abhilfe schaffen passende Routinen. Mir hilft stark die regelmäßige Büroarbeit auf einen Schwung abzuarbeiten. Wöchentlich werden die Briefe gesammelt und an einem festen Tag, momentan meistens Sonntags, nach einer Checkliste abgearbeitet. Dabei mache ich beispielsweise:

1. 1. E-Mail-Posteingang leeren
2. 2. Briefe abarbeiten (weg werfen, beantworten oder ablegen)
3. 3. Rechnungen überweisen
4. 4. Stallbaukosten mitschreiben
5. 5. Planung der kommenden Woche
6. 6. Evernote Inbox leeren
7. Usw.

Die komplette restliche Woche verschwende ich keine Gedanken an die tägliche Post. Nur die E-Mails schaue ich täglich durch. Unterm Strich bin ich so schneller und effizienter als folgende, gern gesehene Variante:

• 1. Brief kommt, anschauen
• 2. Brief zurück ins Kuvert
• 3. Ein paar Tage später kommt Brief wieder raus, macht zu viel Arbeit, wieder ins Kuvert
• 4. Einige Zeit später: Ups… Hätte schon lange gemacht werden sollen

An diesem einen Tag wird es einfach immer gemacht. Je nach Betrieb und Jahreszeit kann man in einer Stunde oder halben Tag durch sein. Mache dir unbedingt eine Checkliste. So vergisst du nicht den ein oder anderen Punkt.

Aufgaben planen

Ich markiere mir jeden Tag die wichtigste Aufgabe des Tages rot. Oft sind es Aufgaben, die man nicht sofort sieht, weil man nicht drüber fällt. Diese Aufgaben bringen mich aber oft vorwärts und sind deshalb wichtig fürs weiterkommen. Oft kommt man auch einfach nicht aus, und eine Aufgabe die schon lange wichtig war wird dann auch noch dringend.

Die Leitungen zwischen dem letzten Schacht vorm Stall und dem Stall selbst haben wir sehr lange raus gezögert. An dem Wochenende, bevor es mit dem Oberbau los ging sind wir nicht fertig geworden. Hätte ich ein paar Wochen vorher einfach schonmal angefangen und wäre einigermaßen dran geblieben, wäre es noch pünktlich fertig geworden. Wir hätten dadurch die Zufahrt zum Kran für einige Holzladungen nutzen können. So mussten wir viele Stapel mit dem Lader vom LKW in die Nähe vom Kran fahren.

Notizen aufschreiben und finden mit Evernote

In Evernote sind verschiedene Ordner möglich. Wenn man in der Planungsphase ist kommen in einen Ordner alle Gespräche mit Vertreter rein. Man kann entweder direkt mit tippen oder den Notizzettel fotografieren. Gute Ideen kommen direkt in den passenden Ordner. Schreibe immer so, dass ein Fremder wissen könnte, was gemeint ist. Nach ein paar Monaten kann es sonst sein, dass du dich selbst nicht mehr auskennst. Auch auf der Baustelle kann man eine Idee aufschreiben.

Für den täglichen Mitschrieb eignet sich Evernote ebenso. Ich schreibe dort offene Abrechnungen mit. Was jeden Tag gemacht wurde schreibe ich ebenso auf. Manchmal ist es hilfreich, etwas nachzuvollziehen.

Einfach anfangen

Wenn du noch keine Struktur hast, fang einfach an. Ich arbeite seit zwei Jahren dran und es wird immer besser. Es ist ein gutes Gefühl, wenn man weiß, das nichts Wichtiges vergessen ist.

Es gibt am 10. Und 11. April 2021 einen Tag der offenen Türe online aus unserem Stall. Du kannst dort alle Details sehen. An beiden Tagen gibt es auch einen Online Kurs zu kaufen. Wenn du gerne eine gute Struktur für die Organisation deines Stallbaus haben möchtest ist es genau richtig für dich. Ich zeige dir Wege, wie du gut organisiert durch die Stallplanung bis zum fertigen Kuhstall kommst.

Fazit

• Ein fester Wochentag für die regelmäßigen Aufgaben und Planung der Woche bringt Struktur.
• Evernote und Todoist helfen dir bei der Planung und Umsetzung.
• Schreibe jeden Gedanken in die passende Notiz, um nichts wichtiges zu vergessen.

Neues vom Stallbau

• Strom ist fast fertig eingebaut
• Kuhbürsten sind montiert
• Erdarbeiten um den Stall sind voran gegangen
• Viele Kleinigkeiten sind erledigt: (Hubboden Marke Eigenbau im Melkstand fertig, Melkstandbrücke ist eingebaut, Regenwasserpumpe zum Melkstand waschen ist eingebaut)
• Liegeboxenabtrennungen und das Ausfugen der Laufgangplatten lassen noch auf sich warten…

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